Referent*in Gremienmanagement (w/m/d)

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Dein Job – wo Zukunft fließt. Im Wupperverband gestalten wir, rund 450 Kolleginnen und Kollegen, jeden Tag wirksamen Umweltschutz direkt vor unserer Haustür. Mit Leidenschaft schützen wir die wertvolle Ressource Wasser und erhalten Lebensräume für Pflanzen, Tiere und Menschen. Ob an unseren Gewässern, an den Talsperren oder vom Schreibtisch aus – mit Technik, Wissen und Erfahrung schaffen wir etwas wirklich Sinnvolles: eine saubere und lebenswerte Umwelt für die Region.

Wir suchen nun in Teilzeit mit 19,5 Stunden pro Woche eine*n

• Gremienmanagement steuern: Du organisierst und koordinierst die administrativen und organisatorischen Abläufe rund um die Gremien des Wupperverbandes und stellst einen strukturierten sowie rechtskonformen Ablauf sicher.
• Sitzungen professionell begleiten: Du steuerst den gesamten Sitzungsprozess – von der Terminplanung und Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung – einschließlich Teilnehmer*innen-, Raum- und Veranstaltungsmanagement.
• Gremienunterlagen koordinieren: Du koordinierst die Erstellung, Prüfung, Zusammenführung und Bereitstellung von Unterlagen, sicherst deren Qualität und sorgst für eine einheitliche Dokumentenstruktur sowie verständliche Informationsaufbereitung.
• Entscheidungen vorbereiten: Du erstellst und bereitest Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und weitere Kommunikationsunterlagen für Gremien und interne Beteiligte auf.
• Prozesse digitalisieren: Du analysierst und optimierst bestehende Abläufe, entwickelst Maßnahmen zur Standardisierung und Digitalisierung der Gremienarbeit und begleitest deren Umsetzung.
• Systeme weiterentwickeln: Du betreust die eingesetzten Gremienmanagementsysteme fachlich, entwickelst sie gemeinsam mit den beteiligten Stellen weiter und unterstützt Anwender*innen bei Veränderungsprozessen.
• Schnittstellen koordinieren: Als zentrale Ansprechperson koordinierst du die Zusammenarbeit zwischen Gremienmitgliedern, Fachbereichen, Bereichsleitungen, Geschäftsführung und externen Beteiligten und stellst einen transparenten Informationsfluss sicher.
• Bereichsleitung unterstützen: Du unterstützt die Bereichsleitung und den Bereich bei der Organisation und Koordination bereichsbezogener Abläufe, bereitest Informationen und Auswertungen auf und erstellst Entscheidungsvorlagen.

• Fachliche Qualifikation: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachwirt*in, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Alternativ verfügst du über ein abgeschlossenes Hochschulstudium auf Bachelor-Niveau, vorzugsweise in den Bereichen Verwaltungswissenschaften, Public Management, Rechtswissenschaften, Betriebswirtschaft oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Erfahrung im relevanten Umfeld: Aufgrund der Bedeutung der Funktion bringst du mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit mit – idealerweise in der Gremienarbeit oder der Vorstands-und Geschäftsführungsassistenz.
• Komplexe Themen strukturieren: Du bist es gewohnt, komplexe Sachverhalte zu strukturieren, unterschiedliche Interessenlagen zusammenzuführen und fundierte Entscheidungsgrundlagen aufzubereiten.
• Digitale Kompetenzen einsetzen: Du gehst sicher mit Microsoft 365 um und hast Freude daran, digitale Prozesse und Arbeitsabläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln.

• Betriebliche Altersvorsorge:

  Unser Invest in deine Zukunft - wir zahlen 4,25 % deines Gehalts in die Rheinische Zusatzversorgungskasse ein und tragen damit zu deiner privaten Altersvorsorge bei

• Zusatzversicherung:

  Wir bezuschussen Zusatzversicherungen wie z.B. Chefarztbehandlung oder Zahnzusatz mit 19,19 € im Monat

• Mobiles Arbeiten:

  Wir bieten dir die Flexibilität, bis zu 40 % deiner wöchentlichen Arbeitszeit deine Arbeitsumgebung ganz nach deinen Bedürfnissen zu gestalten – bspw. zu Hause oder im Café

• Individuelle Arbeitszeitgestaltung:

  Ob Frühaufsteher oder Langschläfer, ob Arzttermin oder Betreuungsengpass - teile deine Wochenarbeitszeit selbst flexibel ein